认证机构认证规则:阶段、文件和决定的核实

Аккредитация органа по сертификации – это процедура, в рамках которой проверяется, соответствует ли заявитель установленным критериям и способен ли он выполнять работы по оценке соответствия.

Для самого заявителя это не просто подача комплекта документов. В процессе аккредитации оцениваются его организация, специалисты, оборудование, документы и возможность выполнять заявленные работы. После прохождения необходимых этапов принимается решение об аккредитации, а сведения об организации вносятся в соответствующий реестр.

Разберем процедуру по шагам: от рассмотрения заявки до инспекционного контроля уже аккредитованной организации.

Из каких этапов состоит аккредитация

Процедуру можно условно разделить на пять основных этапов:

1. рассмотрение заявки на аккредитацию;
2. экспертиза документов;
3. аттестация заявителей;
4. принятие решения об аккредитации;
5. инспекционный контроль за аккредитованными организациями.

Каждый этап выполняет свою задачу.

Важно понимать эту последовательность заранее: проблемы, обнаруженные на ранней стадии, могут повлиять на дальнейшее прохождение процедуры.

Рассмотрение заявки на аккредитацию

Первый этап связан с рассмотрением заявки техническим центром.

На этой стадии определяется технический руководитель по аккредитации конкретного заявителя.

Далее проводится анализ самой заявки и представленного комплекта документов.

Проверяется:

• полнота документов;
• правильность их оформления;
• юридический статус заявителя;
• принадлежность заявителя к третьей стороне, если это является критерием аккредитации;
• наличие необходимого персонала;
• наличие экспертов;
• наличие оборудования.

То есть уже на начальном этапе оценивается не только наличие самой заявки, но и способность заявителя в принципе соответствовать установленным критериям.

Что важно проверить до подачи заявки

Одна из практических ошибок – собирать документы уже после начала процедуры.

Гораздо эффективнее заранее составить внутренний чек-лист и разделить требования на несколько блоков:

• организация – юридические и организационные сведения;
• персонал – сотрудники и эксперты;
• оборудование – наличие необходимых средств для выполнения работ;
• документы – внутренние положения, процедуры и другие материалы;
• область аккредитации – конкретные виды работ, которые организация планирует выполнять.

Такой подход позволяет увидеть пробелы до официального рассмотрения заявки.

Проверка возможности выполнения работ

Если это необходимо, технический центр совместно с центральным органом системы сертификации или другой организацией, выполняющей соответствующие функции, анализирует наличие аналогичных аккредитованных объектов.

В том числе может оцениваться наличие:

• испытательных лабораторий;
• метрологических служб;
• других необходимых организаций.

Задача такого анализа – определить возможность и целесообразность выполнения работ по аккредитации заявителя.

Для заявителя здесь есть полезный практический момент: недостаточно просто заявить определенную область деятельности. Необходимо заранее понимать, есть ли у организации реальные ресурсы для выполнения заявленных функций.

Экспертиза документов

Следующий этап – экспертиза документов.

По ее результатам формируется экспертное заключение.

Основная задача экспертизы – оценить соответствие информации, представленной в заявке, установленным критериям аккредитации.

Проще говоря, проверяется, подтверждают ли документы, что организация действительно соответствует требованиям.

По итогам экспертизы возможны несколько вариантов вывода:

• заявитель соответствует установленным критериям;
• выявлены конкретные несоответствия;
• заявителю необходимы рекомендации по корректировке отдельных положений или документов.

Почему важно не ограничиваться формальной проверкой документов

Комплект документов должен не просто существовать, а логично подтверждать заявленные возможности организации.

Например, если заявитель указывает определенную область деятельности, документы, персонал и оборудование должны соответствовать именно этой области.

Полезный прием перед экспертизой – проверить документы между собой.

Нужно убедиться, что:

• названия организаций совпадают;
• сведения о специалистах не противоречат друг другу;
• заявленная область деятельности согласуется с ресурсами;
• документы не содержат взаимоисключающих положений;
• указанные возможности подтверждаются другими материалами.

Так можно заранее обнаружить несоответствия, которые не всегда заметны при проверке каждого документа по отдельности.

Что делать, если обнаружены несоответствия

Несоответствие – это не просто формальная пометка в заключении.

Если в документах обнаружены проблемы, важно понять, какой именно критерий не выполнен и каким документом или действием это можно исправить.

Хорошая практика – вести отдельную таблицу:

Такой формат помогает превратить экспертные замечания в конкретный план действий.

Аттестация заявителей

Следующим этапом является аттестация заявителей.

Это отдельная часть процедуры, поскольку соответствие организации невозможно оценивать только по бумагам.

Значение имеют также специалисты, которые будут выполнять соответствующие работы.

Поэтому при подготовке к аккредитации необходимо заранее обратить внимание на персонал, его квалификацию и соответствие заявленной области деятельности.

Практически полезно сформировать отдельную папку или электронный раздел по каждому специалисту и заранее проверить наличие подтверждающих документов.

Это позволяет избежать ситуации, когда основная часть организации готова к процедуре, но отдельные сведения о специалистах требуют срочной доработки.

Решение об аккредитации

После прохождения предусмотренных этапов принимается решение об аккредитации.

При положительном решении регистрация в реестре становится основанием для:

• получения лицензии на проведение определенных видов работ;
• оформления заказа на получение печати единой формы;
• оформления заказа на бланки сертификатов и другие документы, если предусмотрено централизованное обеспечение ими.

Таким образом, регистрация в реестре – важный результат процедуры, который позволяет перейти от прохождения аккредитации к практической деятельности в соответствующей области.

Что содержит аттестат аккредитации

Аттестат аккредитации содержит ряд важных сведений.

В частности, в нем указываются:

• знак национальной системы аккредитации;
• наименование национального органа по аккредитации;
• информация о виде деятельности по оценке соответствия и обеспечению единства измерений;
• дата выдачи и номер аттестата аккредитации;
• наименование аккредитованного лица;
• место его нахождения для юридического лица;
• фамилия, имя и, если имеется, отчество для физического лица;
• данные документа, удостоверяющего личность аккредитованного лица для индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика.

Эти сведения позволяют однозначно определить аккредитованное лицо и основные параметры его статуса.

Практический совет

После получения аттестата стоит внимательно сверить все сведения.

Особенно важно проверить:

• название организации;
• адрес;
• номер аттестата;
• дату выдачи;
• сведения о заявленной деятельности;
• идентификационные данные.

Ошибку в документе лучше выявить сразу, а не после того, как информация начнет использоваться в дальнейшей работе.

Инспекционный контроль

Аккредитация не означает, что после внесения в реестр организация больше не подвергается проверкам.

Предусмотрен инспекционный контроль за аккредитованными организациями.

Его смысл заключается в том, чтобы контролировать сохранение соответствия организации установленным требованиям уже после прохождения первоначальной процедуры.

Для бизнеса это означает важную вещь: аккредитацию нельзя рассматривать как разовую задачу.

Необходимо поддерживать в рабочем состоянии:

• документы;
• персонал;
• оборудование;
• внутренние процедуры;
• заявленную область деятельности;
• другие элементы, которые имеют значение для соответствия критериям.

Почему к инспекционному контролю нужно готовиться заранее

Одна из распространенных ошибок – начинать приводить документы в порядок только после получения информации о предстоящем контроле.

Гораздо надежнее создать систему постоянного внутреннего контроля.

Например, можно установить регулярную проверку:

• документов – актуальны ли версии и сведения;
• персонала – сохраняется ли необходимый состав специалистов;
• оборудования – имеется ли необходимое оборудование и поддерживается ли его работоспособность;
• процедур – выполняются ли установленные внутренние правила;
• области деятельности – соответствует ли фактическая работа заявленным возможностям.

Так инспекционный контроль становится не отдельным стрессовым событием, а частью обычной работы организации.

Главные ошибки при подготовке к аккредитации

Собирают документы без единой системы

Когда материалы готовятся разными сотрудниками без общего контроля, в них могут появляться противоречия.

Лучше назначить ответственного за общий комплект.

Проверяют только наличие документов

Сам факт наличия документа еще не означает соответствие.

Важно проверить его содержание и связь с другими материалами.

Не учитывают персонал

Даже хорошо подготовленная документация не заменяет специалистов, которые должны выполнять заявленные функции.

Заявляют слишком широкую область

Чем шире заявленная деятельность, тем больше требований может потребоваться подтвердить.

Разумнее заранее оценить реальные возможности организации.

Не готовятся к дальнейшему контролю

После получения аккредитации работу нельзя считать законченной.

Необходимо поддерживать соответствие требованиям на постоянной основе.

Как подготовиться к аккредитации без лишней суеты

Практически удобно разделить подготовку на несколько последовательных действий.

Шаг 1. Определить область аккредитации.

Сначала нужно четко понимать, какие именно работы организация собирается выполнять.

Шаг 2. Провести внутренний аудит.

Проверить персонал, оборудование, документы и организационные ресурсы.

Шаг 3. Сопоставить ресурсы с критериями.

Необходимо убедиться, что каждый заявленный вид деятельности подтверждается имеющимися возможностями.

Шаг 4. Проверить документы между собой.

Это помогает найти противоречия и устаревшие сведения.

Шаг 5. Подготовить сотрудников.

Специалисты должны понимать свои функции и иметь необходимые подтверждающие документы.

Шаг 6. Провести пробную проверку.

Полезно смоделировать экспертную проверку и пройтись по комплекту документов так, как это будет делать проверяющая сторона.

Шаг 7. Сформировать реестр документов.

Удобно заранее зафиксировать название каждого документа, его версию, дату и ответственного.

Шаг 8. После аккредитации сохранить систему контроля.

Документы, персонал и ресурсы необходимо регулярно проверять, чтобы соответствие не было потеряно после завершения процедуры.

Итоги

Аккредитация органа по сертификации представляет собой последовательную процедуру, в которой оцениваются не только документы, но и реальные возможности заявителя.

Сначала рассматривается заявка и определяется технический руководитель по аккредитации. Затем проводится экспертиза документов и оценивается их соответствие установленным критериям. Отдельное внимание уделяется аттестации заявителей.

После прохождения предусмотренных этапов принимается решение об аккредитации, а регистрация в реестре становится основанием для дальнейших действий, предусмотренных процедурой.

При этом работа не заканчивается после получения статуса. За аккредитованными организациями осуществляется инспекционный контроль.

Главный практический вывод простой: к аккредитации лучше готовить не отдельную папку документов, а всю систему работы организации.

Если документы, специалисты, оборудование и заявленная область деятельности заранее согласованы между собой, пройти процедуру значительно проще. А если такая система поддерживается и после аккредитации, организация лучше подготовлена и к последующему контролю.

Правила проведения аккредитации