Эксперт Фреймворк, онбординг и канбан: почему без них бизнес начинает разваливаться уже после первых 10 сотрудников

Компот из терминов или 3 ингредиента для наведения порядка в бизнесе…
Когда мы только начинаем бизнес, все крутится вокруг и благодаря энергии собственника.

Но когда бизнес набирает обороты, и в компании появляется больше, чем 10 сотрудников, энергии собственника становится маловато…

А запрос на рост по-прежнему есть!

А, значит, будут новые люди…

Как чаще всего происходит

Представьте, к вам приходит новый полный энтузиазма и сил сотрудник.

И началось:
– «Спроси у Федора Семеныча»

– «Глянь, как делает Прасковья Палллна»

– «Ой, это было в чате МАХ... или Telegram?»

Через неделю у человека в голове каша, через месяц – он либо адаптировался к хаосу, либо ищет новое место. Он так и не понял «как это у вас тут работает»
Знакомая ситуация?

Теперь я предлагаю поговорить о системе, точнее о 3 важных ингредиентах.

ФРЕЙМВОРК (вода – основа для компота или «правила игры»)

Фреймворк – это рамки, структура, описывающая, как мы работаем.

Что может входить во фреймворк компании:

1.1. Организационная структура

1.2. Стандарты коммуникации

1.3. Ключевые процессы

1.4. Критерии качества

Почему это важно сейчас:

• Когда откроется новый филиал, у вас физически не будет возможности «все контролировать».
• Нужны четкие рамки – вот так мы работаем с клиентами, вот такие стандарты качества, вот так отчитываемся и т.д.
• Фреймворк = рамка, ДНК компании, которая позволяет расти без потери качества.

ОНБОРДИНГ («сахар – подсластитель входа» или как не потерять нового сотрудника в первую неделю)

Если каждый новичок будет «вариться» в хаосе месяцами, мы теряем:

• Деньги
• Время
• И… репутацию

Он ведь, как минимум, своим близким расскажет, что с вами каши не сваришь.

Примерная схема онбординга:

День 0 (до выхода сотрудника):

Подготовлены доступы к системам, созданы аккаунты в рабочих сервисах, назначен наставник, отправлен welcome-пакет: кто мы, что делаем, наши ценности, оборудовано рабочее место.
День 1:

Знакомство с командой (по структуре), экскурсия по офису / знакомство с удаленным форматом работы, выдача чек-листа на первую неделю, объяснение фреймворка, как у нас принято работать.
Неделя 1:

Изучение базы: наши продукты, услуги, клиенты, наблюдение за работой опытного сотрудника, разбор 2-3 типовых кейсов, ежедневный 15-минутный разбор с наставником.
Неделя 2-4:

Самостоятельная работа под контролем, еженедельная обратная связь от наставника и руководителя, заполнение CRM, первый самостоятельный проект.
Итог месяца:

Встреча с руководителем: что получилось, что нет, корректировка зон ответственности, включение в полноценный рабочий процесс

В итоге, новый сотрудник начинает приносить пользу не через 3 месяца, а через 2-3 недели.

Онбординг = вкусный вход, без горчинки и аллергенов, инвестиция, которая окупается уже на втором сотруднике.

КАНБАН («курага» или «как наконец увидеть, кто и что делает»)

Сейчас у вас CRM, в котором «творится ужас», потому что сотрудники его не используют?

Знаете почему?
Чаще всего, потому что они не знают инструмента.
А потому, разумеется, им... непонятно, неудобно и не видно смысла.
И, стоит признать, иногда та еще задачка донести до сотрудников эти смыслы…
Канбан – это визуализация вашего рабочего процесса.

Самый яркий пример по сделкам в продажах:

• Новая заявка – лид пришел с сайта/соцсетей
• Первый контакт/квалификация – менеджер связался, уточняет потребности
• Формирование коммерческого предложения – подбираем решение, согласовываем детали
• Согласование – клиент думает / вносит правки
• Предоплата – подписание договора и предоплата
• Выполнение – работа идет
• Сдача – приемка работы, заполнение отчетов
• Закрытие – обратная связь, финальный расчет

Каждая сделка = карточка, которая движется по этим колонкам.

Что это дает?
Каждый сотрудник видит, где и кто из клиентов находится на пути отдачи денег компании, а руководитель видит, сколько сделок на каждом этапе и не висит у сотрудников над душой с вопросами, в итоге:

Контроль сроков

Если заявка висит в «Первом контакте» 3 дня – это проблема
Аналитика

Становится понятно, где теряются клиенты (может, КП слишком долго готовим или забываем про клиента и он уходит к конкуренту?)

Мотивация

Менеджеры видят свой прогресс и легко управляют процессом продаж
Канбан – не только курага, но и рентген вашего бизнеса.
Вы, как руководитель, видите, где болит.

В сухом остатке:

• Новые сотрудники выходят быстрее на продуктивность
• Процессы не ломаются, когда кто-то уходит в отпуск или увольняется
• Можно открывать филиалы – там будут работать по тем же стандартам
• Руководитель перестает быть «узким горлышком» – процессы работают без него
• Сотрудники перестают дублировать функции – понятно, кто за что отвечает

ВАЖНО:
Компот из фреймворка, онбординга и канбана – не «лишняя работа».
Это дает возможность:

масштабироваться, не теряя качества

расти, не превращая процессы в хаос

отдыхать, не боясь, что все развалится
Энергия собственника – ресурс конечный.

Системы не ограничивают. Системы освобождают.

Начните с малого.