Order and shipment of material from Chinese manufacturers

Заказ материалов у китайских производителей – это сложный процесс, требующий строгого соблюдения регламента, четкого взаимодействия с поставщиками и контроля на всех этапах. Для обеспечения бесперебойной работы и минимизации рисков важно следовать установленному порядку.

В данной статье подробно разберем:

• Этапы заказа материала
• Последовательность проверки материала
• Процесс внутренней транспортировки и складской приемки

Этапы заказа материала

Процесс заказа материала включает несколько ключевых этапов, каждый из которых требует внимательного контроля.

Утверждение списка производств и номенклатуры

• Определяются фабрики, с которыми будет вестись работа.
• Составляется список необходимых материалов с указанием артикулов, технических характеристик и других параметров.

Отправка заявки

• Заявка отправляется на email компании-исполнителя непосредственно на фабрику.
• После отправки заявки представители компании созваниваются с производством для уточнения деталей (цены, сроки, условия производства).

Получение подтверждения от фабрики

Фабрика отправляет ответное письмо с:

• Ценами на продукцию
• Сроками производства
• Условиями оплаты и доставки

Внесение предоплаты

• После согласования всех условий вносится предоплата в размере 30% от суммы заказа.
• Оплата производится на реквизиты фабрики или через компанию-агрегатора.

Контроль перед отгрузкой

• После завершения производства фабрика уведомляет об отгрузке товара.
• На фабрику выезжает куратор сделки или доверенное лицо, которое проверяет качество товара перед его отправкой.

Последовательность действий при проверке материала

Перед отправкой важно убедиться, что товар соответствует заявленным характеристикам. Проверка проходит в несколько этапов.

Договоренность о времени приемки

• Согласовывается время проверки товара с представителями фабрики.
• Обязательно иметь при себе распечатанный бланк заказа, чтобы сверить все позиции.

Визуальная проверка и фотографирование

• Приемка начинается с первой позиции списка.
• Каждая деталь фотографируется в упаковке и без нее.
• Фото и видео направляются ответственному лицу для удаленной сверки с заявкой.
• Проверяются все показатели:
  • Внешний вид
  • Цвет
  • Количество
  • Размеры
  • Качество упаковки

Подсчет объема и веса товара

• Производится подсчет общего количества позиций.
• Взвешивается товар, сравниваются показатели с заявленными.
• Полученные данные передаются в транспортную компанию для организации отгрузки.

Финальная оплата заказа

• После успешной приемки товара вносится оставшаяся оплата (70%).
• Оплата подтверждается квитанцией или платежным поручением.

Отгрузка транспортной компанией

• После оплаты транспортная компания организует забор товара с фабрики.
• Груз отправляется на промежуточный склад или непосредственно заказчику.

Внутренняя транспортировка и приемка на складе

После прибытия товара на склад проводится его детальная проверка.

Прием товара на склад

Процесс приемки включает:

• Фотографирование состояния груза при поступлении на склад.
• Уведомление ответственного лица о получении товара.

Контроль параметров груза

• Производятся замеры габаритов и контроль веса.
• Проверяется наличие маркировки на каждом месте.
• Вся информация заносится в специальную базу данных.

Проверка сопроводительных документов

Внимательно сверяется упаковочный лист:

• Наименование товаров
• Количество
• Соответствие заказу

Контроль упаковки и при необходимости переупаковка

• Проверяется целостность упаковки.
• При необходимости производится дополнительная упаковка или переупаковка.

Организация погрузочно-разгрузочных работ (ПРР)

• Подготавливается товар для отправки в контейнер, автомобиль или другой транспорт.
• Груз размещается с учетом веса и объема для оптимального распределения нагрузки.

Ведение складского учета

• Товар регистрируется в складской базе.
• Контролируются сроки отгрузки и прибытия груза.

Процесс заказа и отгрузки материалов с китайских фабрик требует четкого соблюдения регламентов и строгого контроля на всех этапах. Важно следить за:

• Корректностью заказа (номенклатура, артикулы, характеристики).
• Своевременным согласованием условий с фабрикой.
• Контролем качества перед отгрузкой.
• Своевременной оплатой.
• Грамотной логистикой и складским учетом.

Следование этому регламенту позволяет избежать ошибок, задержек и проблем с качеством товаров, а также обеспечивает бесперебойную работу бизнеса.